Инвентаризация крепкого алкоголя в ЕГАИС

Обратите внимание: в новом способе инвентаризации могут случаться небольшие расхождения с фактическим объемом в ресторане. Это ожидаемый результат, расхождение будет снижаться с каждой инвентаризацией и может объясняться, в случае проверки, тем, что в последние 24 часа был приготовлен коктейль или блюдо с использованием алкоголя.

При подсчете инвентаризации система опирается на расчетный остаток из раздела Остатки ЕГАИС.

Перед проведением инвентаризации нужно проверить, все ли накладные приняты, все ли акты списания отправлены, нет ли актов в статусе Акт не принят в ЕГАИС, Отменен в ЕГАИС.

После этого обновить остатки на вкладке Данные - ЕГАИС - Остатки ЕГАИС по кнопке Отправить новый запрос.

Не будет списан в инвентаризации объем из марок в открытых заказах в вашей учетной системе, в открытых возвратах, перемещениях и неотправленных актах списания. Поэтому рекомендуется перед инвентаризацией проверить все ли перечисленные документы закрыты.

1) Открываем мобильное или компьютерное приложение, которое можно скачать по ссылке: http://updates.dxbx.ru/DxBx.Desktop-setup-v1.9.0.exe и установить на компьютер, к которому подключен сканер.

Переходим на вкладку Еще. Нажимаем на кнопку Сделать/дооформить инвентаризацию. В приложении DocsInBox — это вкладка Акты - Инвентаризация.

2) После перехода в инвентаризацию нажимаем на значок Бутылки и сканируем весь алкоголь, который есть в ресторане/ на складе.

Внимание: нужно сканировать все бутылки, в которых есть алкоголь, не только закрытые.

Бутылки из «Торгового зала» также нужно отсканировать, если в них есть алкоголь. Убирать их из «Торгового зала» при этом не нужно.

Сканировать всё нужно в один бланк, если хотите сканировать с нескольких устройств, то всем нужно зайти под одним аккаунтом и сканировать в один и тот же бланк.

То есть один создаёт его сканируя первую бутылку, затем остальные авторизуются и заходят в этот же бланк на своём устройстве.

3) После сканирования в окне сформируется список всех отсканированных бутылок. После окончания сканирования нажимаем на кнопку «Отправить» в нижней части экрана.

4) После этого необходимо зайти на сайт dxbx.ru, ввести свои логин и пароль, зайти в раздел Бланки.

5) Находим в списке новый бланк инвентаризации, открываем его.

Бланк содержит информацию обо всех отсканированных бутылках. По каждому наименованию есть информация — Расчетный остаток (сколько доступно бутылок на вашем балансе в системе) и Отсканировано (то, что есть физически в ресторане).

6) В нижней части нажимаем на кнопку «Списать излишки».

При нажатии «Списать излишки» будет предложено 2 варианта списания:

• Сформировать полную инвентаризацию
• Сформировать позиционную инвентаризацию

При выборе «Сформировать полную инвентаризацию» списание будет происходить по всем остаткам ЕГАИС ресторана.

При выборе «Сформировать позиционную инвентаризацию» списание будет происходить только по тем позициям, которые совпадают с отсканированными по алкокоду. То есть, с помощью этой функции вы можете произвести инвентаризацию только по конкретным позициям, например только по позиции «Водка Беленькая».

После нажатия формируется акт списания с основанием «Приготовление».

По итогам инвентаризации будут списаны излишки объема по алкокодам, которые участвовали в инвентаризации. В первую очередь будут списаны бутылки с минимальным количеством мл., а затем списываться будут мл. из бутылок в порядке их попадания на ваши «Остатки ЕГАИС».

В упрощенном виде графическая схема расчетов представлена внизу страницы и даны разъяснения в формате видео:

В качестве примера расчетов представим, что вы проводите позиционную инвентаризацию по позиции «Водка Беленькая».

Происходить все будет следующим образом:
1) Вы отсканировали в бланк инвентаризации 2 имеющихся у вас бутылки «Водка Беленькая» с марками 1 и 2. Каждая бутылка имеет объем 0.5 л. В таком случае, наша система принимает за максимальное значение мл., которое может быть сейчас в вашем ресторане по этой позиции за 1000 мл. (2*0.5 л), даже если из этих бутылок были списания ранее.
2) На момент инвентаризации на остатках ЕГАИС находятся 4 бутылки с суммарным объемом 1700 мл., с марками 1 (0,5 л.) 3 (0.5 л.), 4 (0.4 л.) и 5 (0.3 л.). Суммарное значение отображается в разделе «Остатки ЕГАИС» в столбце «Расчетный остаток (мл.)» в строке с соответствующим алкокодом.

После того, как вы нажимаете кнопку «Сформировать позиционную инвентаризацию» создается акт списания в котором мы списываем разницу между значением из пункта 2 и значением из пункта 1, которые описаны ранее.

Списания происходят в такой последовательности:

• В первую очередь, списывается объем из неотсканированных бутылок с минимальным количеством мл. по алкокоду позиции «Водка Беленькая».
• Если объема не хватило, то списывается объем из вскрытых бутылок с минимальным количеством мл. по алкокоду позиции «Водка Беленькая».
• Если и этого недостаточно, то списывается объем из невскрытых бутылок по алкокоду позиции «Водка Беленькая», в порядке поступления бутылок на ваши остатки ЕГАИС.

В рассматриваемом примере будут списаны 700 мл. из марок 4 и 5, в первую очередь будут списаны мл. из 5 марки, поскольку в ней минимальный объем мл. на остатках ЕГАИС. При этом в ресторане останутся бутылки с марками 1 и 2, а на остатках ЕГАИС 1 и 3, то есть произойдет пересорт марок. Поскольку общий объем по маркам с этим алкокодом будет корректным, это не является нарушением.
Не будет списан в инвентаризации объем из марок в открытых заказах в вашей учетной системе, в открытых возвратах, перемещениях и неотправленных актах списания. Поэтому рекомендуется перед инвентаризацией проверить все ли перечисленные документы закрыты.

При инвентаризации могут возникать частные случаи:

1. Если в ходе инвентаризации вы обнаруживаете, что фактическое количество алкоголя у вас превышает количество в «Остатки ЕГАИС», то вам необходимо устранить разницу любыми удобными способами: например, лишний объем можно вылить. Использовать его для реализации нельзя.
2. Если вы ранее использовали бутылки для приготовления заготовок и у вас уже нет возможности отсканировать марки с них, то такой алкоголь будет списан при инвентаризации. Рекомендуем максимально реализовывать такие настойки до проведения инвентаризации или сохранять фото марок, которые были использованы в приготовлении, перед тем как выбрасывать бутылки.

Когда вы готовы — нажмите на «Отправить в ЕГАИС».